BẮT KỊP XU HƯỚNG TOÀN CẦU – CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0
Trong khoảng 10 năm trở lại đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong hoạt động của cơ quan nhà nước, hướng tới phát triển chính phủ điện tử là xu thế tất yếu, là mô hình phổ biến của nhiều quốc gia. Đặc biệt vài năm gần đây, làn sóng cách mạng công nghiệp 4.0 đang biến đổi toàn thế giới và tác động mạnh mẽ tới từng ngóc ngách của cuộc sống. Những khái niệm mới như công dân số, doanh nghiệp số, văn phòng điện tử, chính phủ điện tử, thành phố thông minh trở nên phổ biến, trở thành xu hướng tất yếu.
Không nằm ngoài xu thế đó, việc xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam có những tác động không nhỏ đến lề lối, phương thức làm việc của các cơ quan, tổ chức. Thay vì ban hành văn bản, tài liệu giấy, các cơ quan, tổ chức chuyển sang dùng văn bản, tài liệu điện tử. Đặc biệt là sau khi Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin, Luật Lưu trữ … cùng nhiểu văn bản dưới luật công nhận giá trị của văn bản, tài liệu điện tử và chữ ký số. Có thể nói rằng, văn bản, tài liệu điện tử ra đời như môt kết quả tất yếu của Chính phủ điện tử.
ƯU ĐIỂM VƯỢT TRỘI ĐỂ TỐI ƯU HÓA NĂNG SUẤT CÔNG VIỆC
Với những ưu điểm vượt trội như: chuyển giao dễ dàng, nhanh chóng; tiết kiệm diện tích lưu trữ…, văn bản, tài liệu điện tử dần dần thay thế văn bản, tài liệu truyền thống. Tuy nhiên, theo quan điểm của nhiều nhà nghiên cứu, văn bản, tài liệu truyển thống không bao giờ bị thay thế hoàn toàn. Đối với các cơ quan, tổ chức sử dụng văn bản, tài liệu điện tử cùng hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc qua mạng thì những văn bản, tài liệu quan trọng liên quan đến nhân sự, tài chính đất đai hoặc chứa đựng bí mật nhà nước vẫn ở dạng giấy. Nhiều cơ quan, tổ chức vẫn sử dụng 100% văn bản, tài liệu giấy và sau đó số hóa chúng để cập nhật, quản lý bằng hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc qua mạng. Đó là ở giai đoạn văn thư, còn ở giai đoạn lưu trữ, kết quả nhiều khảo sát cho thấy phần lớn tài liệu giao nộp vào lưu trữ vẫn ở dạng giấy. Do đó, có thể khẳng định rằng văn bản, tài liệu giấy ở giai đoạn văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức vẫn chiếm đa số. Có những thời kì, “cơn bão giấy” tấn công không gian làm việc, việc lưu trữ, quản lý, tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn, mất nhiều thời gian hơn, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả thực hiện công việc.
Trước thực tế như vậy, các cơ quan, tổ chức phải làm gì? Một giải pháp được coi như “cứu tinh, giảm thiểu sự tấn công của “cơn bão giấy” là số hóa văn bản, tài liệu. Các cơ quan, tổ chức thấy rõ những lợi ích mà việc số hóa đem lại như:
- Tiết kiệm không gian lưu trữ văn bản, tài liệu;
- Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tiềm kiếm thông tin một cách dễ dàng;
- Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau;
- Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu;
- Bản sao dự phòng các rủi ro có thể xảy ra đối với bản giấy;
- Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc trong quá trình khai thác, sử dụng.
CHÚNG TA SỐ HÓA VĂN BẢN, TÀI LIỆU ĐỂ LÀM GÌ ?
Số hóa văn bản, tài liệu để ứng dụng công nghệ thông tin; để phục vụ tốt hơn, nhanh hơn; để tiết kiệm kho tàng, không gian lưu trữ; để tiết kiệm giấy, mực … hay chỉ theo phong trào. Nếu cau hỏi này được trả lời một cách trách nhiệm và thấu đáo thì việc chúng ta số hóa tài liệu, số hóa như thế nào … không còn là vấn đề nữa. Chỉ khi nào chúng ta xác định được đúng mục đích số hóa thì mới lựa chọn tài liệu, công nghệ, phương thức thực hiện hiệu quả.