QUẢN LÝ TÀI LIỆU GIẤY THEO PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN THỐNG
Theo phương pháp truyền thống, việc quản lý tài liệu giấy thường được thực hiện theo cách ghi nhận lại trên giấy tờ, sổ sách theo dõi, … sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số và ghi chép thông tin vào các kẹp file hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần. Tuy nhiên theo thời gian khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ phản ánh quá trình hoạt động tăng lên rất nhiều. Ban đầu chúng ta lưu thành các tủ tài liệu, sau thành các kho tài liệu song song với việc lưu trữ thông tin trên máy tính cũng trở nên quá tải làm chúng ta mất phương hướng trong việc quản lý thông tin, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ tài liệu.
Trong thực tế, đã có nhiều tổ chức đơn vị, cơ quan đã áp dụng tin học hóa công tác quản lý hồ sơ tài liệu cho đơn vị mình, tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao vì một phần lý do là bản thân hệ thống phần mềm lưu trữ, phần mềm quản lý tài liệu được tính toán thiết kế không đáp ứng được yêu cầu số lượng văn bản tăng lên sau chỉ vài ba năm vận hành. Nhiều người nghĩ rằng chúng ta chỉ cần trang bị hạ tầng máy tính tốt, hệ thống ổ cứng lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn và đáp ứng nhu cầu lưu trữ mà quên mất rằng việc lựa chọn một phần mềm quản lý tài liệu điện tử tốt, được thiết kế dựa trên khoa học quản lý hiện đại, được tính toán thiết kế đáp ứng nhu cầu quản lý công việc, tài liệu hiện tại của đơn vị và có thể vận hành ổn định cho nhiều năm về sau cũng là một vấn đề rất quan trọng.
LỰA CHỌN MỘT PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU CHUYÊN DỤNG THEO HƯỚNG HIỆN ĐẠI
Thay vì tốn thời gian, công sức, chi phí cho việc quản lí tài liệu theo cách truyền thống thì hiện nay nhiều doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đã áp dụng tiến hành áp dụng phần mềm quản lý tài liệu. Tài liệu lưu trữ được xây dựng trên nền tảng công nghệ web (asp.net). Các máy trạm chỉ cần cài đặt trình duyệt Web là có thể truy cập và sử dụng tất cả các phân hệ của phần mềm. Giao diện làm việc của Phần mềm Quản lý Tài liệu lưu trữ tương thích với các loại trình duyệt phổ dụng và hoàn toàn độc lập với hệ điều hành mà trình duyệt này được cài đặt như Microsoft Internet Explorer (phiên bản 6.0 trở lên).
- Có thể chạy trên mạng nội bộ, mạng intranet hay mạng internet đảm bảo sự khai thác thông tin theo thời gian thực;
- Có khả năng tùy biến để phù hợp với các loại hình tài liệu như: Tài liêu hành chính, tài liệu XDCB, tài liệu Phim, tài liệu ảnh, tài liệu bản đồ, tài liệu hán nôm, … và tài liệu đặc thù của các ngành như: Tài liệu ngành thuế, tài chính và tài liệu quản lý nhà đất, … (có thể sử dụng cho mọi loại hình tài liệu);
- Cho phép tự định nghĩa các trường dữ liệu bổ sung, tự định nghĩa màn hình nhập dữ liệu, …
- Cho phép người sử dụng tạo lập, quản lý các danh mục của hệ thống như danh mục tên loại văn bản, khung phân loại thông tin, tác giả văn bản,…
- Tích hợp tất cả các dữ liệu quản lý chung trong một cơ sở dữ liệu;
- Cơ chế bảo mật, phân quyền sử dụng rõ ràng;
- Trao đổi thuận lợi với các sản phẩm Windows: Word, Excel;
- Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng;
- Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở.
CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH
1, Chức năng quản trị
- Quản lý, phân quyền người dùng theo chức năng và theo phạm vi khai thác tài liệu;
- Cho phép cán bộ quản lý theo dõi, giám sát toàn bộ hoạt động của hệ thống;
- Có công cụ để sao lưu dữ liệu định kỳ và đột xuất, có cơ chế phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.
2, Chức năng cập nhật
- Là chức năng hạt nhân của hệ thống. Với thiết kế cốt lõi vững chắc này, việc sử dụng các chức năng khác đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn của toàn bộ cơ sở dữ liệu;
- Có thể tự định nghĩa các trường thông tin theo yêu cầu quản lý của từng loại hình tài liệu;
- Có thể thêm mới các loại hình tài liệu và định nghĩa các trường phù hợp với loại hình tài liệu đó;
- Quản lý toàn bộ các danh mục hệ thống (Danh mục kho, danh mục đơn vị, danh mục loại văn kiện, danh mục phông lưu trữ,…);
- Nhập liệu dễ dàng, tự động hoá các thao tác lặp đi lặp lại trong quá trình nhập;
3, Chức năng tìm kiếm – lập đề nghị mượn
- Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác, tìm kiếm hồ sơ, văn bản theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân.
- Có thể tự thiết lập các trường tìm kiếm đối với từng loại hình tài liệu.
- Hỗ trợ 02 hình thức tìm kiếm: tìm đơn giản và tìm nâng cao với hàng chục trường tìm kiếm cơ bản như: Số hồ sơ, số hộp, tiêu đề, thời gian BĐ, thời gian KT, tên hạng mục, tên công trình, đơn vị, … có thể kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm với nhau bằng toán tử VÀ (AND) hoặc HOẶC (OR) để có kết quả chính xác.
- Có thể xác định vị trí thực của hồ sơ trên kho sau khi tìm kiếm;
- Có thể xem được thông tin cấp 1 của hồ sơ (tài liệu gắn kèm như: file hình ảnh, âm thanh, …)
- Cho phép mỗi đối tưọng sử dụng có một trang thông tin riêng quản lý các giao dịch của mình với cán bộ lưu trữ.
- Cho phép in ấn các biểu mẫu yêu cầu khai thác tài liệu (mượn tài liệu) và yêu cầu xin sao chụp tài liệu (phô tô) đúng theo quy định nghiệp vụ.
4, Chức năng duyệt đề nghị mượn
- Quản lý toàn bộ các yêu cầu xin đọc tài liệu, xin sao chụp tài liệu;
- Thao tác duyệt đơn giản, trực quan, cho phép xem chi tiết từng văn bản trong hồ sơ trước khi ra quyết định duyệt;
- Cho phép thống kê lại toàn bộ quá trình duyệt tài liệu trong khoảng thời gian từ ngày – đến ngày.
5, Chức năng cho mượn – nhận trả tài liệu
- Quản lý toàn bộ các yêu cầu xin đọc tài liệu đã được duyệt;
- Quản lý toàn bộ quá trình mượn trả tài liệu của từng đối tượng;
- Thao tác cho mượn – trả đơn giản, trực quan, cho phép xem chi tiết từng văn bản trong hồ sơ;
- Cho phép thống kê lại toàn bộ quá trình mượn – trả tài liệu trong khoảng thời gian từ ngày – đến ngày.
6, Chức năng bảo quản
- Có thể tạo ra danh mục các kho lưu trữ, các giá kệ trong kho và gán các nhãn để có thể quản lý theo nhóm tài liệu.
- Quản lý toàn bộ hệ thống giá kệ trong kho theo sơ đồ thực;
- Có thể xem chi tiết giá kệ (tầng, mặt, ngăn, số lượng hộp trên kệ, số lượng hồ sơ trên kệ,…);
- Quản lý thông tin về kho lưu trữ (diện tích kho, đã sử dụng bao nhiêu % diện tích, khả năng chứa còn lại, …)
7, Chức năng thống kê – in ấn
- Cung cấp các báo cáo thống kê phong phú, đa dạng và chính xác về tình hình mượn, trả tài liệu theo chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
+ In mục lục quản lý tài liệu;
+ In mục lục tra cứu tài liệu theo đợt chỉnh lý, theo phòng ban, theo phông, …
+ Thống kê tài liệu đưa ra khai thác theo tháng, theo quý, theo năm;
8, Và nhiều chức năng khác như:
- Chức năng lập danh mục tài liệu huỷ;
- Chức năng nhập danh mục hồ sơ lưu trữ hiện hành (của các phòng, ban trực thuộc);
- Chức năng kiểm tra hồ sơ hiện hành của các phòng, ban nhập và chuyển vào kho lưu trữ.